Benieuwd hoe u een factuur kunt maken? Aan welke richtlijnen dient een factuur te voldoen en wat zijn de belangrijke elementen waar u aan dient te denken? We zetten een aantal verplichte gegevens voor op de factuur op een rij, net als informatie over de btw en de betalingstermijn.
Inhoud
Verplichte gegevens op de factuur
U kunt een factuur maken door in ieder geval de juiste gegevens te vermelden. Het gaat in eerste instantie om zowel uw bedrijfsgegevens als die van de klant. Zorg er daarnaast voor dat de volledige adressen op de factuur staan, het is niet toegestaan om een postbusnummer als adres op te geven. Bovendien dienen zowel het Btw-nummer als het KvK-nummer aanwezig te zijn, net als de datum van versturen. Iedere factuur dient een uniek factuurnummer te krijgen en er dient een heldere omschrijving van de geleverde goederen of diensten aanwezig te zijn.
Zorg ervoor dat het berekende bedrag op de factuur staat, exclusief de btw. Vervolgens dient het berekende btw-tarief op de factuur te staan, net als het btw-bedrag en het volledige bedrag inclusief de btw. Zorg er tenslotte voor dat duidelijk is binnen welke termijn de klant de factuur dient te voldoen. Meer info: Verplichte vermeldingen
Btw op de factuur en de betalingstermijn
Indien diensten zijn vrijgesteld van btw is het van belang om dit duidelijk te vermelden op de factuur. Bijvoorbeeld journalisten hoeven geen btw te berekenen, net als begrafenisondernemers. Ook gastouders en componisten hoeven geen btw te berekenen en dienen dat op de factuur aan te geven. Het is op de website van de Belastingdienst mogelijk om na te gaan of er sprake is van een vrijstelling van de btw.
De betalingstermijn voor facturen in Nederland bedraagt standaard 30 dagen. Vermeldt u niets op de factuur en maakt u vooraf geen afspraken over de betalingstermijn? Dan geldt een periode van 30 dagen. Indien u contractueel op voorhand wat anders overeenkomt is het bijvoorbeeld mogelijk om een betalingstermijn van 14 dagen te hanteren. Aan de hand van deze elementen kunt u de factuur maken, die u naar klanten kunt versturen voor de geleverde diensten of goederen.
Hoe maak je een factuur?
Hoe maak je een factuur en hoe zorg je ervoor dat die aan de juiste voorwaarden voldoet? Er is handige administratiesoftware beschikbaar om online een factuur te maken. Toch kan het geen kwaad om zelf na te gaan welke elementen daar op dienen te staan en hoe je daar goed mee om kunt gaan.
Posten op de factuur
Hoe maak je een factuur? Het is allereerst van belang om na te denken over de posten die je daarop wilt vermelden. Heb je bepaalde diensten geleverd of gaat het om de verkoop van goederen? Afhankelijk daarvan zal je op de factuur moeten aangeven wat je hebt geleverd. Is er sprake geweest van een korting of gaat het om een periodieke betaling? Door middel van de posten op de factuur kun je die opbouwen en zorg je ervoor dat er een totaalbedrag uit volgt dat de debiteur dient te voldoen of de crediteur van je zal ontvangen (creditfactuur).
BTW en betalingstermijn
Daarnaast heb je te maken met een aantal richtlijnen. Je kunt een factuur maken door daar in ieder geval je eigen gegevens en die van de debiteur of crediteur op te zetten. Daarnaast zal je de BTW moeten vermelden of dien je aan te geven dat je die verlegt (binnen de EU) of daar geen sprake van is (onder andere uitvoer). Zorg er tevens voor dat je op de factuur een heldere betalingstermijn vermeldt, zodat de debiteur weet per welke datum het geld bij jou op de rekening dient te staan.
Factuur maken online
Wil je een factuur maken en dat online doen? Je kunt daarvoor gebruik maken van handige administratiesoftware. Houd er rekening mee dat je zowel verkoopfacturen als inkoopfacturen kunt maken, afhankelijk van wat je levert of wat je inkoopt. Je kunt de facturen online maken en die ook meteen online versturen, om ze vervolgens automatisch in te laten boeken in het grootboek. Je maakt het jezelf op die manier heel gemakkelijk, zodat je een factuur kunt maken en je netjes kunt voldoen aan de richtlijnen die gelden om dat op de juiste wijze te doen.
Als particulier of ZZP’er moet je soms een factuur maken voor geleverde diensten of producten. Maar hoe maak je eigenlijk een factuur? In dit artikel leggen we uit wat je nodig hebt en hoe je een factuur kunt maken.
Hoe maak ik een factuur als particulier?
Als particulier kun je ook een factuur maken. Hieronder lees je hoe je dat doet:
- Zorg dat je gegevens compleet zijn: zet je volledige naam, adres en telefoonnummer op de factuur. Vermeld ook de naam en het adres van de klant.
- Maak een overzicht van de geleverde diensten of producten en de prijs. Vermeld ook de datum waarop je deze hebt geleverd.
- Bepaal het btw-tarief dat van toepassing is op je dienst of product.
- Vermeld het totaalbedrag inclusief btw.
- Voeg een betalingstermijn toe, bijvoorbeeld binnen 14 dagen na factuurdatum.
- Zet je handtekening op de factuur en stuur deze op naar de klant.
Wat heb ik nodig om een factuur te maken?
Om een factuur te maken, heb je de volgende informatie nodig:
- Je eigen gegevens: volledige naam, adres en telefoonnummer
- De gegevens van de klant: volledige naam en adres
- Datum waarop je de diensten of producten hebt geleverd
- Een overzicht van de geleverde diensten of producten en de prijs
- Het btw-tarief dat van toepassing is op je dienst of product
- Het totaalbedrag inclusief btw
- Een betalingstermijn
Hoe maak je als ZZP’er een factuur?
Als ZZP’er maak je vaak meer facturen dan particulieren. Hieronder lees je hoe je dat het beste kunt doen:
- Gebruik boekhoudsoftware: boekhoudsoftware kan je helpen om facturen gemakkelijker te maken en bij te houden. Hiermee kun je ook gemakkelijk rapportages maken en je administratie bijhouden.
- Zet je KvK-nummer op de factuur: als ZZP’er ben je verplicht om je KvK-nummer op de factuur te zetten.
- Maak gebruik van een betalingssysteem: als je vaak facturen stuurt, kan het handig zijn om een betalingssysteem te gebruiken. Hiermee kunnen klanten gemakkelijk en snel betalen.
Welk programma voor factuur maken?
Er zijn verschillende programma’s die je kunt gebruiken om facturen te maken. Hieronder lees je welke programma’s populair zijn:
- Excel: Excel is een programma van Microsoft Office. Hiermee kun je gemakkelijk facturen maken en bijhouden.
- Moneybird: Moneybird is een online boekhoudprogramma waarmee je ook facturen kunt maken en versturen.
- Factuursturen.nl: Factuursturen.nl is een online facturatieprogramma waarmee je facturen kunt maken en versturen.
- Freshbooks: Freshbooks is een online boekhoudprogramma waarmee je facturen kunt maken en bijhouden.